Tehokkaat lääketieteellisen toimiston kokoukset

Valitse oikea ajoitus, aseta aikataulu, keskustele jatkuvasti tärkeistä kohteista

Lääketieteellisen toimihenkilökokoukset voivat olla varsin tehokkaita, jos niitä käytetään tehokkaasti ja tuottavasti. Kokoukset ovat erinomainen viestintätapa koko käytännössä ja niitä on pidettävä säännöllisesti. Kun kokoukset järjestetään viikoittain, kahden viikon tai jopa kuukausittain, johtajat ja henkilökunta voivat käsitellä asiat toimistossa ajoissa.

Monta kertaa kokoukset voivat tulla tehottomiksi, kun aikarajoituksia ei ole tarpeeksi suunniteltu tai esitetty tieto ei ole asianmukaisesti järjestetty. Tässä on useita tapoja, joilla voit hallita tehokkaampia lääkärintoimistoja.

1 -

Esityslista

Vakiotoimintasuunnitelman laatiminen mahdollistaa tärkeiden aiheiden käsittelyn jokaisessa kokouksessa tärkeysjärjestyksessä. Näin jokainen kokous kulkee sujuvasti ja pysyy aiheessa tarpeeksi aikaa keskustella kaikista tärkeimmistä aiheista. Usein kokoukset tapahtuvat suunnitellun ajan kuluessa, mutta kokous saattaa päätyä ajoissa, kunhan tärkeät asiat käsitellään.

Tyypillinen kokousohjelma sisältää:

1. Tervetuloa ja käyttöönottoa
2. poissaolot
3. Edellisen kokouksen pöytäkirjat
4. Edellisestä kokouksesta aiheutuvat asiat
5. Luettelo tärkeistä asioista keskusteltaessa
6. Muu liiketoiminta, jonka avulla henkilökunnan jäsenet voivat tuoda esiin muita aiheita
7. Kaikki uudet asiat seuraavalle kokoukselle
8. Sulje kokous

Kohteiden luettelossa on vakiomuotoisia kohtia, jotka tulisi käsitellä jokaisessa kokouksessa. Nämä voivat olla infektionhallinta, HIPAA ja taloudelliset tavoitteet.

Etsi aiempien esityslistojen toistuvat kohteet, kuten vaatimusten hylkääminen, pitkiä odotusaikoja ja potilaiden tyytyväisyyttä.

2 -

Taajuus ja pituus aikaa potilaiden hoidon tarpeisiin

Toimistokokousten tiheys ja pituus riippuvat useista tekijöistä. Lääketieteellisen toimiston aikarajoitusten vuoksi kokoukset eivät saisi häiritä potilaan hoitoa.

Paras aika kokouksen järjestämiseen olisi tuntien tai hitaiden päivien aikana. Näin tapaamisella olisi vain vähän tai ei lainkaan keskeytyksiä, ja se voi alkaa ja päättyä ajoissa. Kahden viikon tai kuukausittaisen henkilöstön kokous, joka kestää enintään tunnin, olisi helpompaa.

Jotkut johtajat saattavat haluta tavata myös kerran kuukaudessa pienempiä ryhmiä tai yksittäisiä työntekijöitä käsittelemään tarkempia aiheita. Tämä on tärkeä askel, joka usein jätetään kokoussuunnitelmista. Pienemmät ryhmät tai yksittäiset kokoukset antavat ihmisille mahdollisuuden tuoda esille tai keskustella aiheista, joita he eivät ehkä halua puhua suuremman ryhmän edessä. Johtajat voivat käyttää tätä myös tilaisuutena keskustella luottamuksellisista asioista henkilöstön jäsenten kanssa ilman, että kukaan tunne erikseen.

3 -

Keskustele tärkeistä asioista lääketieteellisessä ympäristössä

Vaikka jokainen toimisto on erilainen, lääketieteellisen toimiston dynamiikka on luonteeltaan hyvin samanlainen. Joitakin aiheita on käsiteltävä jokaisessa kokouksessa, jotta varmistetaan, että lääkärintodistus noudattaa valtion ja liittovaltion ohjeita.

• HIPAA: Kaikilla terveydenhuollon tarjoajilla on velvollisuus pitää henkilöstönsä koulutettuna ja saada tietoa HIPAA: n noudattamisesta . Olipa kyseessä tahallinen tai vahingossa tapahtuva, luvaton paljastaminen PHI: stä, pidetään HIPAA: n rikkomisena. Muistuta henkilökuntaa jokaisessa kokouksessa siitä, kuinka tärkeää on välttää tietojen paljastaminen rutiininomaisella keskustelulla; keskustelevat potilastiedoista odotustiloilla, käytävillä tai hisseillä; PHI: n asianmukainen hävittäminen; ja tiedonsaanti rajoitetaan tiukasti työntekijöille, joiden työpaikka edellyttää tätä tietoa.
• Infektiokontrolli: Tartuntatautien leviämisen estäminen on infektioiden torjunnan päätavoite lääketieteellisessä toimistossa. Kuten kaikki tiedämme, asianmukainen käsienpesu on tehokkain tapa estää infektioiden leviäminen. Kuitenkin käsinpesu yksinään ei voi tehdä työtä. Ystävälliset muistutukset menevät pitkälle varmistaakseen, että henkilökunta ja potilaat pysyvät turvassa.
• Taloudelliset tavoitteet: Jokin terveydenhuollon palveluiden menestys riippuu lääketieteellisen toimiston rahoituspolitiikan vahvuudesta ja siitä, miten toimisto saavuttaa taloudelliset tavoitteensa. Henkilökunnan tiedottaminen siitä, miten toimisto toimii hyvin tai huonosti on yksi tapa jatkaa hyvin tai parantaa. Toimiston taloudellinen asema on yhtä tärkeä henkilökunnalle, koska he tietävät, että niin kauan kuin toimisto toimii hyvin taloudellisesti, heidän turvallisempi he voivat tuntea työpaikkansa.