5 tärkeää vastaanottotoimintoa

Lääketieteellisen toimiston vastaanotto voi olla hyvin kiireinen paikka. Vastaanoton henkilökunta on välttämätön lääketieteellisen toimiston sujuvalle toiminnalle. Vastaanoton henkilökunta koostuu yleensä vastaanottovirkailijoista ja / tai lääkärin avustajista. Lääketieteellisen toimiston koosta riippuen yksi henkilö voi olla molempia. Kliiniset tehtävät syrjään, vastaanotto vastaa viidestä hallinnollisesta tehtävästä:

1. Tervehtiä potilaita
2. Puhelimen vastaaminen ja hallinta
3. Nimitysten ajoittaminen
4. Interoffice-viestintä
5. Ulkoinen kirjeenvaihto

1 -

Tervehdyspotilaat

Terveisiä potilaille ei ole kyse vain siitä, mitä sanot, vaan myös siitä, kuinka vuorovaikutuksessa potilaiden kanssa. Vastaanotto on vastuussa siitä, että potilaat tuntevat itsensä tervetulleiksi.

Vastaanotto on ensimmäinen vaikutelma, joka potilas saa, kun hän soittaa tai käy lääkäriin. On tärkeää, että vastaanotto tarjoaa poikkeuksellista asiakaspalvelua ja on positiivinen esitys lääketieteellisestä käytännöstä.

Tässä on muita tapoja tervehtimään potilaita:

• Vastaa puhelinta ylläpitämällä kohteliasta ja johdonmukaista tapaa käyttämällä oikeaa puhelintatayritystä
• Vastaanottoalue on puhdas ja järjestetty
• Rekisteröi uudet potilaat ja päivittää potilaan nykyisiä potilastietoja keräämällä potilaan yksityiskohtaiset potilastiedot mukaan lukien henkilökohtaiset ja taloudelliset tiedot
• Helpottaa potilaan virtausta ilmoittamalla potilaiden saapumisesta, tiedostaen viivästykset ja viestimällä potilaiden ja kliinisen henkilökunnan kanssa
• Vastaa potilaiden, potentiaalisten potilaiden ja vierailijoiden kyselyihin kohteliaasti

2 -

Hallinnoi puhelinta

Puhelimen vastaaminen kohteliaasti ja johdonmukaisesti on osa tervehtimispotilaita, eikä se ole ainoa velvollisuus velvoittaa vastaanottimen puhelinvastuu. Vastaanottovastuulla on velvollisuus vastaanottaa kaikki saapuvat puhelut ja myös soittaa lähteviin puheluihin tarvittaessa.

• Saapuvat puhelut: Saapuvat puhelut koostuvat potilaspuheluista, telemarketereista, lääkäreiden edustajista, muista lääkäreistä ja muista. Vastaanottajan on käytettävä asianmukaista puhelintatayritystä, kun hän hallitsee puhelimia näiden viestintätaitojen avulla: olla aktiivinen kuuntelija, hyvä puhelinmoodi, näyttöpuhelut, käytä tahdikkuutta, kysy kysymyksiä ja ylläpitämään luottamuksellisuutta.
• Lähtevät puhelut: Joskus vastaanottotie voi joutua asettamaan lähtevät puhelut keskustelemaan potilaan tapaamisesta, tekemään ulkopuolisia tapaamisia tai lähettämään tai tilaamaan tarvikkeita. Lääketieteellisen toimiston edustajana on aivan yhtä tärkeää käyttää oikeaa puhelinlaskentaa.

3 -

Ajoitusten nimittäminen

Tehokas ajoittaminen on välttämätöntä erinomaiselle potilaskokemukselle ja sileälle potilaan virtaukselle. Useimmat lääketieteelliset toimistot käyttävät aikataulutusohjelmistoa, joka tekee ajoittamisajankohdista yksinkertaisen ja helpon. Vastaanottajan on kuitenkin kyettävä täyttämään peruutukset tai näyttelemättömät näyttelyt ja tekemään tehokas aikataulun muutosten ilmoittaminen potilaille ja lääkäreille.

4 -

Interoffice-viestintä

Lääketieteellisen toimiston vastaanotto on kuin viestintäkeskittymä. Suurin osa sisäisen viestinnän kautta kulkee etupuhelun kautta, varsinkin kun siihen liittyy potilaaseen liittyviä hallinnollisia tehtäviä.

Selkeä ja suppea tieto on tehokkaimmin tärkeää. Joko muistissa, kirjallisessa viestinnässä sisäisen toimistosähköpostin, yhden vuorovaikutuksen tai ryhmän asettamisen kautta, on tärkeää pitää kiinni käsiteltävästä aiheesta eikä olla poispäin.

Jotkut perustoiminnot, joita tarvitaan tehokas sisäinen viestintä:

• Puhelin etiketti
• Asiakaspalvelu
• Perus sana- ja excel-ohjelmat
• Ajanhallinta
• Organisaation taidot

5 -

Ulkoinen viestintä

Ulkoinen viestintä mahdollistaa viestinnän myyjien, muiden lääkäriyritysten, vakuutusyhtiöiden ja muiden yritysten kanssa. Tämä voi vaatia lähtevän puhelun soittamista, kirjoittamalla ammattikirjeitä, faksata ja lähettää kirjeitä.

Tietämys toimistotehtäviin, jotka yleensä saadaan todistus tai Associates-tutkinnosta liiketoimintaohjelmassa, mukaan lukien hallinnolliset prosessit ja menettelyt, korvausvaatimusten käsittely, potilastietokantojen laatiminen ja perustietokoneiden taidot. Perustoiminnan hallinnolliset avustajat ja toimistotyön riittävyys ovat tärkeitä toimiston menestyksen kannalta.