5 Komponentit tehokasta sisäistä valvontaa varten

Estää ja tunnistaa työntekijän virheet lääkärisi toimistossa

Sisäinen valvonta määritellään prosessiksi, jonka tarkoituksena on petosten ehkäiseminen, yrityksen resurssien turvaaminen ja lakien ja määräysten noudattaminen. Sisäiset valvontatoimet ovat tehokkaita vain, jos ne määräytyvät lääketieteen toimiston erityistarpeiden mukaan, toteutetaan, valvotaan ja mitataan, jotta ne toimisivat suunnitellulla tavalla.

Lääketieteellisen toimiston on ryhdyttävä ennakoivaan lähestymistapaan työntekijöiden väärinkäytön ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi ottamalla käyttöön sisäistä valvontaa koskeva politiikka. Ehkäisyllä ja havaitsemisella on tärkeä rooli kaikissa sisäisissä valvontaprosesseissa minimoimalla tietyn riskin taso.

1 -

Palkkaaminen käytäntöjä

Paras lääketieteellisen toimihenkilön palkkaaminen on tehokas tapa vahvistaa sisäistä valvontamenettelyä. Henkilöstön palkkaaminen, joka on pätevä, luotettava ja luotettava perusteellisesti esikartoituksen ehdokkailla on vain hyvä liiketoimi. Taustatarkastukset ja vertailutarkistukset ovat helppoja tapoja poistaa haitalliset omenat ja estää tiettyjä ihmisiä hakemasta työtä.

Vaikka aikaisemmat työnantajat eivät saa antaa mitään muuta tietoa kuin työhön liittyvä asema ja kelpoisuus rehireen, voit pyytää, että hakijat antavat aiemmille esimiehille tai työtovereille yhteystiedot saadakseen yksityiskohtaisempia tietoja. Taustatarkastukset, joihin sisältyy luottotarkistuksia, antavat myös tietoja hakijan henkilökohtaisesta historiasta.

Lisää

2 -

Tehtävien erottaminen

Erotusvelvollisuudet estävät yhden työntekijän ottavan vastuun useista liiketoimista, joihin liittyy talouden käsittely. Aina, kun työntekijän on hoidettava rahaa, pitäisi olla yksi henkilö, joka valtuuttaa tietyt liiketoimet, toinen käsittelystä vastaava henkilö ja toinen sovittelua ja kirjaamista varten. Näin varmistetaan, ettei kukaan henkilö voi suorittaa mitään sellaista tehtävää, jota toinen henkilö ei havaitse tai tarkista.

Tehtävien erottaminen vaikeuttaa minkä tahansa rahan määrän menettämistä riippumatta siitä, onko se vastaanotossa vai hallinnollisella tasolla. Kun työntekijät tietävät, että jokaista prosessia seurataan ja seurataan, se rohkaisee tarkkuutta ja rehellisyyttä tehtävien suorittamisessa.

3 -

Dokumentointi

Jokaisella rahoitusliiketoimella pitäisi olla paperireitti. Dokumentaatio ei ole pelkästään kirjoitus- tai asiakirjojen käytäntö vaan myös kopio kaikista taloustiedoista, kuten laskuista ja maksujen rahalähetyksistä. Työntekijöille tulee olla tietoisia siitä, että he eivät koskaan suorita transaktiota, joka perustuu suulliseen pyyntöön.

Voimassa olevaan dokumentointiin sisältyy virallisia lääkärintodistuksia, kirjelomakkeita tai laskuja, ja ne on hyväksyttävä allekirjoituksella tarvittaessa. Tarkastuksissa on aina oltava lasku, samoin kuin hyvitykset, rahansiirrot tai maksuilmoitukset. Käteistä pitäisi vain hyväksyä, ei koskaan luovuteta, ellei potilaan muutos palauteta. Kassavarojen sovittaminen on myös dokumentoitava jokaisen siirron alussa ja lopussa.

4 -

Fyysiset ja elektroniset suojatoimet

Kassakaapit, hälytysjärjestelmät, kamerat ja lukot voivat auttaa lääketieteellisessä toimistossa tietojen, varaston, omaisuuden ja rahan turvaamisessa.

1. Säilytä kaikki kassavarat, tarkastukset ja vastaanottokirjat, jotka on lukittu turvalliseen ja rajoitettuun käyttöön. Yhdistelmää tulee muuttaa säännöllisesti.

2. Onko hälytysjärjestelmät paikallaan tuntien ja ei-työpäivien jälkeen.

3. Kamerat voidaan sijoittaa kullekin sisäänkäynnille ja uloskäynnille, vastaanottoon ja turvalliseen tarkoitukseen.

4. Pidä ovet säilytystiloihin ja / tai apteekkikaappiin aina lukittuna ja antavat vain mahdollisuuden päästä tietyille alueille tarpeen mukaan.

Sähköiset suojatoimet sisältävät salasanojen käytön ja rajoittavat pääsyä vain valtuutettuun henkilöstöön.

5 -

Seurantaoperaatiot

Mikä tahansa sisäinen valvontaprosessi olisi epätäydellinen ilman tapa toimia. Sisäisen valvonnan seurantaan kuuluu päivittäisten toimintojen tarkistaminen, jotta prosessit toimisivat oikein.

1. Kassan sovittelu

2. Tilin tai kaavion auditointi

3. Vahvistaminen vertaamalla raportteja

4. Säännölliset inventointitarkastukset

Pidä tarkkaavaisuus kaikista prosesseista on välttämätöntä, mutta ennen kaikkea lääketieteellisen toimihenkilön on:

1. Säännöt ja tavoitteet

2. Ilmoittakaa ne koko henkilökunnalle

3. Anna palautetta säännöllisesti