Vastaanoton henkilökunta on yleensä ensimmäinen yhteys potilaan kanssa toimistosi kanssa. He eivät vain vastaa puhelimeen tai tervehtivät potilaita. He ovat myös vastuussa tapaamisten aikataulusta ja potilaiden demografisten tietojen saamisesta. Heidän on pystyttävä pysymään lääketieteellisen toimiston nopeassa tahdissa ja kiinnittämään suurta huomiota yksityiskohtiin. Tässä on 8 vastuu vastaanotto henkilökunta.
1 -
Tervetuloa ja tervetuloa ...Vastaanoton henkilökunta pitää tervetulleita ja tervehtiä kaikkia potilaita ja vierailijoita henkilökohtaisesti tai puhelimissa. Kuten kaikki tietävät, ensimmäiset näyttökerrat ovat kestäviä. Ensivaikutelmat, joita asiakkaasi saavat lääketieteellisestä käytännöstään, ovat usein toimistosi henkilökunnalta, mikä tekee niistä ratkaisevan tärkeän organisaation menestykselle. Korkealaatuisen hoidon ja erinomaisen asiakaspalvelun tarjoaminen estää lääketieteellisen toimiston tulojen menetyksen korkean potilastyytyväisyyden takia.
2 -
Vastaa puhelimeen…säilyttäen kohtelias ja johdonmukainen puhelinteksti käyttäen asianmukaista puhelintunnusta. Hyvät puhelinmallit ovat yksinkertainen tehtävä. Hyvät puhelinmallit tarkoittavat yksinkertaisesti ammattimaista ja muiden kohtelua tapaan, jolla halutaan hoitaa, jos olisit soittaja. On tärkeää, että lääketieteellisen toimihenkilönne tarjoaa johdonmukaisesti kohteliasta ja johdonmukaista puhelintekniikkaa. Kun potilas soittaa, tapa, jolla vastaanottohenkilökunta hoitaa puhelun, määrittää, miten laitteesi havaitaan.
3 -
Säilyttää vastaanottoalueen ...puhdas ja järjestetty. Pidä lääketieteellisen toimiston puhtaana ei ole pelkästään tapa, jolla se näyttää. Puhdas lääkäriasema on välttämätön työntekijöiden ja potilaiden turvallisen ja terveellisen säilyttämiseksi. Lääketieteellisen toimiston pitäminen ilman bakteereita on enemmän kuin pelkästään siitä, mikä on pinnalla; se koskee terveellistä, steriiliä ympäristöä tartuntatautien ehkäisemiseksi.
4 -
Rekisteröi uudet potilaat ...ja päivittää potilaan nykyisiä potilastietoja keräämällä potilaan yksityiskohtaiset potilastiedot mukaan lukien henkilökohtaiset ja taloudelliset tiedot. Potilastietojakson sykli on peräisin potilaan väestötietojen alkutilasta, joka sisältää potilaan väestötiedot ja vakuutustiedot. Virheelliset tiedot voivat viivästyttää maksua.
5 -
Helpottaa potilaan virtausta ...ilmoittamalla potilaiden saapumisesta, tiedostaen viivästykset ja viestimällä potilaiden ja kliinisen henkilökunnan kanssa. Jos lääketieteellisen toimiston potilaat eivät ole tyytyväisiä koko prosessiin, he eivät ehkä palaa. Korkealaatuisen hoidon ja erinomaisen asiakaspalvelun tarjoaminen estää lääketieteellisen toimiston tulojen menetyksen korkean potilastyytyväisyyden takia. Potilaat todennäköisesti jatkavat paluutaan niin kauan kuin he ovat tyytyväisiä koko prosessiin.
6 -
Vastaa ...potilaiden, potentiaalisten potilaiden ja vierailijoiden tiedustelut kohteliaasti. Tekniikka nimeltä "aktiivinen kuuntelu" on hyödyllinen työkalu, jotta ymmärrys olisi täydellinen. Tässä tekniikassa kuuntelija muotoilee uudelleen tiedot, joita he kuulevat omin sanoin. Jos nämä tiedot ovat oikein, vaihto on täydellinen, ellei tietojen lähettäjä voi korjata väärinkäsityksiä tällä hetkellä. Tämä vaihto vie vain vähän aikaa ja on tehokas työkalu vastuullisuuden luomiseen, koska kaikki vaihtoon osallistuvat tietävät, että odotukset ovat selkeitä ja ymmärrettyjä.
7 -
Pitää lääketieteellisiä toimistotarvikkeita ...riittävät varastot ennakoimalla varastointitarpeita, tilauksia ja valvomalla toimistolaitteita.
8 -
Suojaa potilaan luottamuksellisuutta ...varmistamalla, että suojattu terveystieto on turvattu jättämällä PHI: n tavalliseen paikkaan ja kirjautumalla pois tietokoneesta ennen sen jättämistä vartioimatta. Potilaan luottamuksellisuuden säilyttäminen paitsi tekee potilaiden turvalliseksi hoidettavaksi myös lääketieteellisessä laitoksessasi, se on myös laki. Kaikki organisaatiot, jotka käyvät potilasterveyden tietoja, katsotaan katetuksi kokonaisuudeksi ja lakien mukaan edellytetään HIPAA: n säännösten noudattamista tai siviili- ja / tai rikosoikeudellisia seuraamuksia. On välttämätöntä, että lääketieteelliset tiedot pysyvät luottamuksellisina eivätkä ne ole sellaiset henkilöt, joilla ei ole oikeaa lupaa. Potilaan suojatusta terveystiedosta (PHI) tehdyt tiedot ilman lupaa katsotaan yksityisyydensuojasääntöjen rikkomukseksi.