4 vaiheet puhelin etiketti

Kohtelias, johdonmukainen puhelinmuoto lääketieteellisessä toimistossa

Onko vastaanottovirkailijallasi erinomainen puhelin etiketti? On tärkeää, että lääketieteellisen toimihenkilönne tarjoaa johdonmukaisesti kohteliasta ja johdonmukaista puhelintekniikkaa. Kun potilas soittaa, tapa, jolla vastaanottohenkilökunta hoitaa puhelun, määrittää, miten laitteesi havaitaan.

Yksi tärkeimmistä viestinnän keinoista ei ole puhelinviestinnän ottaminen kevyesti. Se on usein ensimmäinen vuorovaikutus lääketieteellisessä toimistossa potilaan kanssa. Seuraavassa on muutamia perusvihjeitä, joita voit tarjota lääketieteellisessä toimistosi henkilökunnassasi puhelimen etiketin parantamisessa.

1 -

Ole aktiivinen kuuntelija

Tekniikka nimeltä "aktiivinen kuuntelu" on hyödyllinen työkalu, jotta ymmärrys olisi täydellinen. Tässä tekniikassa kuuntelija muotoilee uudelleen tiedot, joita he kuulevat omin sanoin. Jos nämä tiedot ovat oikein, vaihto on täydellinen, ellei tietojen lähettäjä voi korjata väärinkäsityksiä tällä hetkellä. Tämä vaihto vie vain vähän aikaa ja on tehokas työkalu vastuullisuuden luomiseen, koska kaikki vaihtoon osallistuvat tietävät, että odotukset ovat selkeitä ja ymmärrettyjä.

• Keskity kaiuttimeen
• Laki kiinnostaa
• Yritä olla keskeytymättä
• Ole tietoinen sanatonta viestintääsi
• Vältä puhumasta kenellekään muulle
• Pidä mieltäsi ongelmasta, josta keskustellaan

2 -

Käytä hyviä puhelinmalleja

Hyvät puhelinmallit ovat yksinkertainen tehtävä. Hyvät puhelinmallit tarkoittavat yksinkertaisesti ammattimaista ja muiden kohtelua tapaan, jolla halutaan hoitaa, jos olisit soittaja. Joitakin esimerkkejä ovat:

• Vastaa nopeasti, ainakin kolmas rengas
• Vastaa nimesi kanssa ja ystävällinen tervehdys
• Hymy, soittaja voi kuulla hymyn puhelimen kautta
• Puhu hitaasti ja selkeästi
• Älä koskaan pureskele ruokaa, kumia tai juo mitään puhelimen aikana
• Pyydä lupaa ennen soittajan asettamista pitoon

3 -

Pidä luottamuksellisuus

Potilaan luottamuksellisuuden säilyttäminen paitsi tekee potilaiden turvalliseksi hoidettavaksi myös lääketieteellisessä laitoksessasi, se on myös laki. Kaikki organisaatiot, jotka käyvät potilasterveyden tietoja, katsotaan katetuksi kokonaisuudeksi ja lakien mukaan edellytetään HIPAA: n säännösten noudattamista tai siviili- ja / tai rikosoikeudellisia seuraamuksia. On välttämätöntä, että lääketieteelliset tiedot pysyvät luottamuksellisina eivätkä ne ole sellaiset henkilöt, joilla ei ole oikeaa lupaa. Potilaan suojatusta terveystiedosta (PHI) tehdyt tiedot ilman lupaa katsotaan yksityisyydensuojasääntöjen rikkomukseksi.

• Ole varovainen puhelimitse annetuista tiedoista
• Pyydä potilasta antamaan heidän sosiaaliturvatunnussa tunnistaakseen itsensä
• Muista, että muut potilaat saattavat kuulla keskustelunne
• Jos soittaja ei ole potilas, älä koskaan keskustele henkilökohtaisista tiedoista ilman lupaa

4 -

Ajattele

Puhelin etiketti ei ole vain sitä mitä sanot tai mitä teet, myös se, miten sanot sen ja miten teet sen. Harkitse näitä seuraavalla kerralla, kun puhut potilaalle tai muulle asiakkaalle puhelimitse.

• Kiitää aina heitä soittamisesta
• Älä koskaan ripusta ensin
• Kun otat viestejä, saat mahdollisimman paljon tietoa
• Pysy rauhallisena ja kohtelias, vaikka potilas on töykeä sinulle