Sähköinen viestintä on yhä suosittua näinä päivinä kuin puhelut, "etana" postit ja jopa joissakin tapauksissa kasvotusten tapaamiset. Kaikissa ammattiasioissa, joihin kuuluu lääketieteellinen toimisto, on tärkeää pohtia useita asioita, kun lähetät sähköpostiviestejä työtovereille, potilaille, lääkäreille, sairaaloille, myyjille tai muille ammattilaisille.
Ihmiset viettävät suuren osan päivän avaamisesta ja sähköpostin lukemisesta.
Arvokasta aikaa ei kannata hukata tehottomiin ja merkityksettömiin sähköposteihin. Sama ammattimaisuus, jota käytät puhelimessa, kirjeenvaihdossa tai kasvotusten yhteydessä, tulee ilmaista myös sähköpostilla. Muista aina, että sähköposti on viestintämuoto ja tapa, jolla vastaanottaja tulkitsee viestin, on ainoa asia, joka on tärkeä asia.
Ennen sähköpostin luomista ja lähettämistä kysy itseltäsi useita kysymyksiä.
- Onko sähköpostitse paras viestintämuoto lähetettäville tiedoille?
- Onko se ammattimainen?
- Onko se HIPAA-yhteensopiva?
- Tarkoittaako se tarkasti minua ja lääkärintodistusta?
Email Etiketti Sääntö # 1
Ajattele viestisi sisältöä ennen kuin painat SEND . Varmista, että sähköposti on asianmukainen viestintämuoto viestillesi puhelun tai kokouksen sijaan. Muista, että sisällön tulee kuvastaa lääketieteellisestä toimistosta odotettua kuvaa ja ammattitaidon tasoa.
Älä lähetä, lähetä eteenpäin tai vastaa missään sähköpostissa, joka sisältää säädytöntä, loukkaavaa, harmia, loukkaavaa, rasistista tai seksuaalista luonnetta. Seuraamukset voivat olla vakavia sinulle ja Lääketieteelliselle toimistolle.
Sähköposti etiketti sääntö nro 2
Käytä asianmukaista kielioppia, välimerkkejä ja oikeinkirjoitusta. Viestisi on jälleen sanoitus lääkärisi toimistosta.
Varmista myös, että viesti säilyy ytimekkänä ja käytä viestiäsi sopivan asettelun, mikä helpottaa lukemista. Oikosulje sähköpostisi ennen kuin napsautat SEND .
Älä käytä kaikkia CAPS: ää, sillä tämä on huutomerkki tai huutaminen online-maailmassa. Korosta sana tai lause käyttämällä lihavoituja tai kursivointeja . Vältä myös äärimmäisen tyylikkäitä tai outoja fontteja, koska tämä vaikeuttaa sähköpostisi lukemista.
Sähköposti etiketti sääntö # 3
Varmista, että sähköposti lähetetään sopivaan vastaanottajaan. Tiedot lääketieteellisessä toimistossa, joka liittyy erityisesti potilastietoihin, tulee jakaa tarpeesta tietää vain perusta. Katsokaa myös, että ihmiset voivat pitää tietoja, jotka eivät ole heille tärkeitä "roskapostina".
Älä keskustele henkilökohtaisista ja luottamuksellisista tiedoista tai liitä potilastiedostoja sähköpostiin. Käytä potilastietojen numeroita tai lääketieteellisiä tietolomakkeita, jotta voit neuvoa jokua tarkistamaan tiliä. Tiedot on merkittävä siellä.
Email Etiketti Sääntö # 4
Vastaa ammattimaisiin sähköpostiviesteihin 24 tunnin kuluessa, kun mahdollista. Jos se ei anna sinulle tarpeeksi aikaa, vastaa ainakin sanomaan, että olet saanut sähköpostin ja saat takaisin heidät mahdollisimman pian.
Älä vastaa roskapostiin tai tilauksen / tilauksen peruutuspyyntöihin.
Tämä synnyttää vain enemmän roskapostia, joka tulvelee yrityksesi sähköpostiviestejä.
Email Etiketti Sääntö # 5
Pidä tunteet pois sähköposteista. Olla kohtelias ja ammattitaitoinen. Tiedä, kuka voi olla epämuodollinen, kun riittävästi aikaa on kulunut tämän tyyppisen suhteen rakentamiseen.
Älä sano mitään sähköpostiviestissä, jonka saatat pahoillani myöhemmin. Ole varovainen, kun lähetät tai vastaat sähköpostiin vihaisesti. Älä koskaan anna henkilökohtaisia kommentteja toisesta henkilöstä, tee kommentteja, jotka saattaisivat loukata jonkun tai sanoa jotain, jota et halua sanoa henkilökohtaisesti.
Email etiketti sääntö nro 6
Älä pidä huumoria, vitsejä ja ironiaa minimiin. Aineita usein "menetetään käännös" sähköposteissa ja ihmiset eivät aina saa vitsiä.
Ajattele sitä vastaanottajan näkökulmasta.
Älä lähetä, lähetä eteenpäin tai vastaa ketjukirjeisiin. Se on epäammattimaista käyttäytymistä ja jotkut näkevät tämän roskapostina. Muista, että lähettämäsi sisällön tulee kuvastaa lääketieteellisestä toimistosta odotettua kuvaa ja ammattitaidon tasoa.