Jokainen olisi samaa mieltä siitä, että lääketieteellisen toimiston ensisijainen tehtävä on potilaiden hoito, mutta jotta käytännössä pysytään ja kukoistaa, toimiston on kerättävä maksut suoritetuista palveluista. Koodaus, laskutus ja kokoelmat ovat elintärkeä osa lääkärintoimen henkilökunnan tehtäviä, ja asianmukaiset koulutukset ja ohjeet ovat välttämättömiä näiden tehtävien onnistumiselle.
Laskutusosasto toimii hyvin läheisessä yhteistyössä koodaavan henkilökunnan kanssa lääkärin toimistossa. Joissakin tapauksissa sama henkilö suorittaa koodaus-, laskutus- ja keräysvelvollisuuksia, mutta nämä ovat kolme erillistä tehtävää. Vaikka osa työn eri osa-alueista leikkautuu toisiinsa, niillä on myös hyvin erityisiä velvollisuuksia.
Koodaus tosiasiallisesti helpottaa laskutusprosessia tuomalla menettelyihin yhtenäisyys tunnistettavien koodien avulla. Vakuutusyhtiöt, kaikki lääketieteelliset käytännöt ja asiaankuuluvat hoitoasiakkaat tunnistavat vakiomuotoiset diagnoosikoodit ja toimintosäännöt varmistavat, että vakuutusyhtiöt tai "kaupallinen maksaja" tai Medicare- ja Medicaid-keskukset (CMS) tunnistavat laskutettu erä ja miten diagnoosi oikeuttaa tämän menettelyn , testin tai hoidon.
Laskutusprosessi alkaa potilaan saannilla. On tärkeää saada kaikki vakuutustiedot ennen kuin potilas nähdään mahdollisuuksien mukaan niin, että kaikki osapuolet ymmärtävät, mitä kukin käynti ja menettely maksaa potilaasta taskuun.
Mitä pienemmät yllätykset potilaistasi koskien maksamista palveluista, onnellisempi on kaikki. Kun potilas saapuu ja esittelee vakuutustiedot, on välttämätöntä, että annetut tiedot varmistetaan vakuutusyhtiön kanssa aktiivisena, edut ovat sallittuja ja että palveluntarjoaja on tällä hetkellä sopimuksessa kyseisen tietyn maksajan kanssa.
Sivustot ovat vääriin tietoihin, sopimukset raukeavat ja etuja muutetaan, joten tietojen tarkistaminen on erittäin tärkeää.
Jotta aikaa, liikevaihtoa ja pahenemista voitaisiin säästää, jokainen virkailun normaaliin toimintaan liittyvä menettely olisi ennalta hyväksytty hyvissä ajoin tai tietyn vakuutussuunnitelman rajoissa. Potilasta maksettavia maksuja on käsiteltävä ja kerättävä ennen toimenpiteitä, testiä, hoitoa tai hoitoa. Kopioita tulee aina maksaa ennen kuin lääkäri näkee potilaan, jotta vältettäisiin ongelmat myöhemmin.
Kertyneet erät ovat vähiten tehokas korvaus. Mitä kauemmin laskutus on kulunut, sitä vähemmän on todennäköistä, että se kerätään ja mitä enemmän kustannuksia se maksaa toimistolle ajoissa ja palkanmaksuaikoina. Tämä on paras syy siihen, että sinulla on tehokas koodaus- ja laskutushenkilöstö lääkärisi toimistossa.
Kaupallinen maksaja on kieltäytynyt vaatimuksesta, joka on todennäköinen syy laskuun, jota ei ole maksettu ajoissa. Kun sekä potilas että henkilökunta ovat tehneet asianmukaisen huolellisuuden etukäteen, tämä on vähemmän todennäköistä, mutta se tapahtuu. Henkilöstön tekemä valitus mahdollisista selvennyksistä tai selvityksistä voi olla tarpeen. Potilaan vetoomus on toinen mahdollinen ratkaisu, mutta potilaan on saatava tieto siitä, että hän on vastuussa kaikista jäljellä olevista saldoista.
Vaikka maksajasopimus on usein yksi ensimmäisistä liiketoiminnan tilauksista täytettäessä potilaan saantipapereita, todennäköisyys on, että potilas ei lukenut asiakirjaa huolellisesti. Toisinaan potilas ei tunne hyvää aikaa, eikä kiinnittänyt huomiota asiakirjaan, tai he odottavat vain, että vakuutusyhtiöt maksavat useimmat tai kaikki laskunsa. Keskustelemalla taloudellisen vastuun edessä on ongelma tehokkain toimintatapa epämiellyttävien ja mahdollisesti emotionaalisten kohtaamisten välttämiseksi.
Koodaus, laskutus ja kokoelmat ovat tärkeitä kukoistavaan sairaalaan riippumatta koosta tai erikoisuudesta.
Oikea koulutus, täydennyskoulutus ja lakien, koodien tai vakuutuskäytäntöjen nykyisten muutosten opetus ovat ehdottomia. Ajan tasalla olevat vertailumateriaalit ja laitteet antavat näiden henkilöstön jäsenille mahdollisuuden vaikuttaa positiivisesti sekä potilaisiin että lääketieteelliseen toimistoon.